top of page

Robotic Process Automation (RPA)

Om repetitieve taken te verminderen maken steeds meer organisaties tegenwoordig gebruik van Robotic Process Automation (RPA). Hierbij richten organisaties zich op technologie (RPA) om deze repetitieve taken uit te voeren, waardoor medewerkers zich kunnen richten op waardeverhogende taken. Anders dan de naam doet vermoeden richt RPA zich op taken en niet op processen. Voordelen van RPA zijn onder meer dat organisaties werknemerstijd kunnen inzetten om complexere problemen op te lossen en bedrijfsinzichten te ontwikkelen die de organisatie helpen om haar doelstellingen te bereiken.


Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) is een overkoepelende term voor tools die werken op de gebruikersinterface van andere computersystemen op de manier waarop mensen dat zouden doen. RPA-tools zijn bedoeld om de last van repetitieve, eenvoudige taken op werknemers weg te nemen (Van der Aalst, Bichler, & Heinzl, 2018). RPA omvat bots die een reeks gespecificeerde acties of taken uitvoeren, zoals de volgende:

  • Knippen en plakken van informatie uit en naar verschillende applicaties;

  • Openen van een website en inloggen;

  • Openen van een e-mail en bijlagen;

  • Lezen/schrijven van een database;

  • Inhoud uit formulieren of documenten halen; en

  • Gebruik van berekeningen en workflows (Taulli, 2020).

Kostendruk leidt tot nieuwe vormen van automatisering met als doel het vervangen van administratieve menselijke activiteiten door RPA-systemen. RPA is beschikbaar als standaard softwaresysteem, en kan eenvoudig in de praktijk worden geïmplementeerd.


Voordelen van RPA

RPA is vaak een vervanger voor handmatige processen en minimaliseert tikfouten, versnelt het werk en verlaagt de kosten. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer tijd te besteden aan alledaagse, repetitieve taken. Door laagdrempeliger werk aan RPA-bots toe te wijzen, worden organisaties efficiënter. De potentiële voordelen zijn onder andere:

  • Verhoogde productiviteit;

  • Automatiseren van bepaalde workflows;

  • Elimineren van menselijke fouten (handelingen);

  • Verlaagde arbeidskosten; en

  • Grotere procestransparantie.


Hoe werkt RPA?

RPA draait op een pc, desktop of servers zoals andere softwareprogramma's. De technologie bouwt, implementeert en beheert softwarerobots die werken met interne applicaties, websites, gebruikersportalen en andere apps, waarbij acties van mensen worden gesimuleerd terwijl ze dezelfde taak uitvoeren.

In wezen registreert de (menselijke) gebruiker met RPA de volgorde van acties en interacties met applicaties om de workflow te bouwen. De actielijst wordt ontwikkeld door te kijken naar de persoon terwijl die de taak uitvoert. Vervolgens wordt een softwarebot gebouwd die de taak binnen de GUI (Graphical User Interface) van de applicatie uitvoert.

De softwarebots zijn geprogrammeerd om te begrijpen wat er op een scherm staat, om de juiste toetsaanslagen in te voeren, om in verschillende systemen te navigeren, om gegevens te identificeren en te extraheren en om andere gedefinieerde acties uit te voeren. RPA-bots doen dit alles nauwkeuriger en sneller dan mensen. Er zijn twee verschillende typen RPA-modellen:


Onbeheerde (unattended) RPA Softwarebots doen het werk zonder menselijke betrokkenheid. Ze communiceren rechtstreeks met computersystemen, waarbij ze een workflow of taak van begin tot eind doorlopen. De RPA-bot draait doorgaans op een externe service en wordt geactiveerd op basis van een planning of een activeringsvoorwaarde.


Beheerde (attended) RPA Deze softwarebots worden ook wel robotic desktop automation genoemd en worden beheerd door mensen, waarbij ze zich richten op taken binnen complexere taken of workflows die niet volledig kunnen worden geautomatiseerd. De RPA-bot wordt geïmplementeerd op het werkstation van de gebruiker en geactiveerd door gebruikersinteractie.


Conclusie

Robotic Process Automation (RPA) kan een goed alternatief zijn voor repetitieve, eenvoudige (administratieve) taken die normaal gesproken worden uitgevoerd door medewerkers. Een aantal voordelen zijn lagere kosten, minder (menselijke) fouten en verbeterde efficiëntie. Daarnaast kan RPA ook saaie en repetitieve taken overnemen van medewerkers, zodat zij geen tijd meer kwijt zijn aan gegevensinvoer maar ook voor complexere werkzaamheden kunnen worden ingezet.


Bronnen:

Taulli, T. (2020). The Robotic Process Automation Handbook: A Guide to Implementing RPA Systems. New York: Apress.

Van der Aalst, P., Bichler, M., & Heinzl, A. (2018). Robotic Process Automation. Springer Fachmedien Wiesbaden, 269-272.

Comments


bottom of page